Dear |salutation|

Visit Wales Tourism Data Management Contract

Introducing Guestlink Cymru

The Welsh Assembly Government recently awarded a three year contract to Guestlink Cymru for running the VisitWales Tourism Data Management service. This will be launched on September 1st and will provide an online service that enables all tourism businesses in Wales to input and manage their product data which is then published on the VisitBritain and VisitWales websites. This service replaces the current MyBusiness system.

About Us

Guestlink Cymru is brought to you by three organisations committed to providing Wales with a world class e-tourism service. The award winning Guestlink software is owned, developed & supported by New Vision Group and is used by thousands of providers and attractions every day to manage their bookings and events. The bi-lingual helpdesk service is being delivered for the whole of Wales by two regional tourism organisations, North Wales Tourism and Mid Wales Tourism who have many years experience supporting Guestlink.

Q&A

What does this mean for me?

From the 1st of September the existing MyBusiness system will be replaced with Guestlink Cymru to update your information on VisitBritain and VisitWales.

What information will I receive?

In the next two weeks you will receive a second e-newsletter advising you of your login details to the new Guestlink Cymru system. Thereafter, there will be regular updates in the monthly VisitWales e-newsletters, and we will send you quarterly e-newsletter bulletins.

After the high season is over, we will be sending each business a hardcopy printout of your product record, inviting you to make amendments by return of post, Guestlink tutorial and reminder of your Login details.

What happens to the information I have already put onto VisitWales?

Guestlink Cymru has already taken a copy of the ‘old' MyBusiness database and is currently using this information to create a new master database for Wales. It also gives us the opportunity to validate and check all records are accurate and up to date before going live.

As a consequence there may be some differences in the information stored in the ‘old' database and the Guestlink Cymru system. Therefore, before the new system goes live you will be able to review your entry and make any changes you consider desirable.

What if I'm an existing Guestlink User?

The good news is that there shall be no changes for existing users of the Guestlink service in Wales.

What help & assistance is going to be available?

We shall be providing a bi-lingual helpdesk service, operating Monday - Friday 9am - 5pm, offering assistance by email and phone. We will provide you with our full contact details in our next e-newsletter.

And Finally...

Please don't worry! Moving to a new system can be an anxious process, but we are committed to making this process as smooth and trouble free as possible. You will find Guestlink Cymru to be an open, accessible and helpful organisation giving you free support and access to our world class software to assist your business succeed in the digital world of tourism.

Contract Rheoli Data Twristiaeth Croeso Cymru

Cyflwyniad i Guestlink Cymru

Yn ddiweddar, fe wnaeth Llywodraeth Cynulliad Cymru ddyfarnu contract tair blynedd i Guestlink Cymru ar gyfer rhedeg gwasanaeth Rheoli Data Twristiaeth Croeso Cymru. Bydd y gwasanaeth yn cael ei lansio ar-lein ar 1 Medi a bydd yn galluogi i bob busnes twristiaeth yng Nghymru fewnbynnu a rheoli data eu cynnyrch a fydd wedyn yn cael eu cyhoeddi ar wefannau VisitBritain a Chroeso Cymru. Mae'r gwasanaeth hwn yn disodli'r system gyfredol, MyBusiness.

Amdanon Ni

Tri sefydliad sydd wedi ymrwymo i ddarparu gwasanaeth e-dwristiaeth o safon fyd-eang sy'n dod â Guestlink Cymru i chi. Mae meddalwedd Guestlink, sydd wedi ennill gwobrau, yn eiddo i Grwp New Vision, sydd hefyd yn ei ddatblygu ac yn ei gefnogi. Mae miloedd o ddarparwyr a chyrchfannau yn ei ddefnyddio bob dydd er mwyn rheoli pwy sy'n ymweld â hwy a digwyddiadau sydd ar y gweill. Mae'r gwasanaeth desg cymorth dwyieithog yn cael ei ddarparu i Gymru gyfan gan ddau gwmni twristiaeth rhanbarthol, Twristiaeth Gogledd Cymru a Twristiaeth Canolbarth Cymru sydd yn cefnogi Guestlink ers blynyddoedd lawer.

Cwestiynau

Beth mae hyn yn ei olygu i fi?

O Fedi 1, bydd system gyfredol MyBusiness yn cael ei disodli gan Guestlink Cymru, y system hon fydd yn diweddaru'ch gwybodaeth ar wefannau VisitBritain a Chroeso Cymru.

Pa wybodaeth byddaf yn ei derbyn?

Yr wythnos nesaf, byddwch yn derbyn ail e-lythyr a fydd yn rhoi gwybod i chi beth yw'ch manylion i fewngofnodi i system newydd Guestlink Cymru. Wedi hynny, bydd diweddariadau rheolaidd yn cael eu cyhoeddi yn e-lythyrau misol Croeso Cymru. Wedyn, byddwn yn e-bostio bwletinau newyddion chwarterol i chi.

Wedi i'r tymor prysur orffen, byddwn yn anfon allbrint caled o gofnod eich cynnyrch i chi, ac yn eich gwahodd i'w addasu a'i anfon yn ôl gyda throad y post, byddwn hefyd yn anfon tiwtorial Guestlink a nodyn atgoffa o'ch manylion Mewngofnodi. 

Beth sy'n digwydd i'r wybodaeth rwyf eisoes wedi ei rhoi ar Groeso Cymru?

Mae Guestlink Cymru eisoes wedi cymryd copi o'r ‘hen' gronfa ddata MyBusiness ac mae wrthi'n defnyddio'r wybodaeth hon i greu prif gronfa ddata newydd i Gymru. Hefyd, mae'n rhoi'r cyfle i ni ddilysu'r cofnodion i gyd a gwirio eu bod i gyd yn gywir ac yn gyfredol cyn mynd yn fyw.

O ganlyniad, gall fod peth gwahaniaethau rhwng y wybodaeth yn yr ‘hen' gronfa ddata a system Guestlink Cymru. Felly, cyn i'r system newydd fynd yn fyw, bydd modd i chi adolygu'ch cofnod a gwneud y newidiadau rydych yn dymuno eu gwneud.

Beth os ydwyf eisoes yn defnyddio Guestlink?

Y newyddion da yw na fydd newidiadau i'r sawl sydd eisoes yn defnyddio gwasanaeth Guestlink yng Nghymru.

Pa gymorth a chefnogaeth a fydd ar gael?

Byddwn yn darparu gwasanaeth desg cymorth dwyieithog, dydd Llun hyd ddydd Gwener rhwng 9 y bore a 5 y prynhawn, gan gynnig cymorth drwy e-bost a'r ffôn. Byddwn yn rhoi'n manylion cyswllt llawn yn yr e-lythyr nesaf.

Ac yn olaf...

Peidiwch â phoeni! Gall symud i system newydd fod yn broses sy'n peri pryder, ond rydym wedi ymrwymo i sicrhau bod y broses mor llyfn a didrafferth â phosibl. Byddwch yn gweld bod Guestlink Cymru yn sefydliad agored, hygyrch, parod ei gymorth, sy'n rhoi cefnogaeth yn rhad ac am ddim i chi a mynediad i'n meddalwedd sydd o safon fyd-eang. Hyn oll er mwyn cynorthwyo'ch busnes i lwyddo ym myd digidol twristiaeth.

New Vision Group Ltd, The Chequers, 28 Whitehorse Street, Baldock, Herts, SG7 6QQ www.newvisiongroup.co.uk
New Vision Group Limited is registered in England, number 05196236. Registered office: C/O MARC LAWSON & CO, UNIT 7 BROOKLANDS, BUDSHEAD ROAD, PLYMOUTH, DEVON, PL6 5XR. VAT number: 859 5674 60